Conseils d'experts : Rejoignez le mouvement « smart work »
En faisant le point sur vos routines, votre état d'esprit et votre gestion du temps, alors peut-être qu’une révolution se profile à l’horizon. Nous avons discuté avec Mattias Ribbing, auteur, expert en développement personnel et grand maître officiel de la mémoire, de ce que signifie réellement « travailler plus intelligemment ».
Tout d’abord, prenez le temps de répondre à cette question :
Appartenez-vous à la minorité infime dont la vie professionnelle est presque toujours synonyme de super-productivité, d’un état mental détendu et d’une carrière qui, sans effort, évolue de jour en jour ? Si tel est le cas, félicitations. Vous n'avez probablement pas besoin de lire cet article. Poursuivez votre journée comme vous en avez l'habitude. Mais, pour la plupart d'entre nous, cette description ne correspond pas à ce que nous faisons généralement. Même si vous aimez votre travail, votre manager est compréhensif, il est normal de ressentir un certain degré de stress numérique, des problèmes de priorisation et des défis pour équilibrer vie privée et vie professionnelle. Ce sont devenus des éléments « normaux » du travail au 21ème siècle. Parfois, nous gérons plus aisément ces défis, parfois moins, mais les problématiques fondamentales ne disparaissent pas vraiment. Cela vous rappel quelque chose ? « Ce dont il s’agit, c’est d’avoir des stratégies pour votre vie professionnelle », explique Mattias Ribbing, auteur suédois, conférencier et grand maître de la mémoire qui a consacré sa vie professionnelle à essayer d'optimiser et de « pirater » la façon dont nous traitons les nouvelles informations.
De 1 à 126 e-mails
« Il y a eu une révolution pure et simple en termes d'informations qu'on nous demande de gérer au travail, de quantité de contextes de communication auxquels on nous demande de participer. Mais avons-nous adapté nos mentalités et notre approche générale du travail en conséquence ? Je ne pense pas que ce soit le cas», déclare-t-il.
Ce processus est, en un mot, la digitalisation. D'un point de vue mental, c'est un changement très exigeant. Mattias Ribbing préfère donner des exemples simples, car cette déconnexion est une chose à laquelle presque tous les humains d'aujourd'hui peuvent s'identifier :
« Parlons des e-mails. De nos jours, selon la recherche, nous recevons en moyenne 126 e-mails par jour. Et selon la même recherche, il y a 70% de chances que nous ayons examiné chaque nouvel e-mail dans les 6 secondes. Six secondes ! C'est dire à quel point nos esprits sont bouleversés. C'est la fréquence à laquelle notre attention est déplacée d'une chose à une autre. Il est intéressant de réfléchir à la vitesse à laquelle le rythme s'est accéléré ; il y a seulement vingt ans, lorsque l'e-mail était une chose relativement nouvelle, nous entendions ce son de la boîte de réception et disions : « Oh, super, un nouvel e-mail, je veux le lire ! ». La plupart des gens ne réagissent plus de la même façon aujourd'hui. »
Les avantages à travailler plus intelligemment :
- Augmentez votre productivité.
Ne faites pas d'heures supplémentaires, optimisez les résultats de votre travail.
- Economisez de l'énergie et protégez votre santé mentale
Garder le cap est aussi important pour votre employeur que pour vous.
- Vous aider à construire votre carrière
Vous aurez tout simplement davantage de valeur auprès de votre employeur
La question que vous vous posez donc est la suivante : avons-nous besoin de nouvelles stratégies ?
« Oui, c'est exactement ça. Ou plutôt, peut-être n’avons-nous pas de stratégie ! J'ai vu tellement de fois comment les gens passent de l'absence de stratégie dans la vie professionnelle à une stratégie qui a un effet notable. La différence est énorme. » Mattias Ribbing décrit les techniques, qui sont mises en évidence comme simples, presque triviales. Il explique que, souvent, la première réaction des gens est un peu la suivante : « Non, je n'y crois pas. Ça ne peut pas être AUSSI facile ». L''expression en elle-même, « travail intelligent », peut facilement donner l'impression que c'est quelque chose d'insaisissable et de compliqué qui prend des semaines et des mois d'étude. Ce n'est pas le cas, explique Mattias Ribbing. Une fois que vous aurez essayé ces techniques dans la vie réelle, vous constaterez immédiatement la différence. Voici ses trois concepts et techniques les plus importants que vous pouvez commencer à appliquer dès maintenant.
1. Arrêtez le multi-tâches - ça ne marche pas !
« La première chose que vous devez savoir pour commencer à travailler plus intelligemment est que le multitâche est un mythe. Les ordinateurs sont formidables pour travailler en multitâches. Pas les humains. Nous savons maintenant, grâce aux sciences du comportement, que ce que font les gens lorsqu'ils pensent qu'ils sont « multitâches » est complètement différent ; C’est-à-dire que nous déplaçons l’attention d’une chose à une autre, d’avant en arrière. Si une activité est significative, l’accent ne peut pas être dirigé vers plusieurs endroits. Une étude très intéressante à ce sujet a été réalisée par des chercheurs de l'université d'Harvard. Ils ont divisé leurs sujets en groupes en fonction de la façon dont ils pensaient être capables d'effectuer des tâches associées au « multitâche », comme la valorisation de la pertinence dans une composante complexe. Il s'est avéré que les « personnes multitâches » ont obtenu les pires résultats de tous les groupes, à cet égard. Pourquoi ? C’est parce qu’ils basculent entre les tâches de travail. Leur concentration est perdue parce qu’ils sont distraits par différentes priorités. »
Cela étant dit, si j'ai l'habitude de « travailler en multitâches », comment interrompre cette routine ? « L'un des meilleurs outils est la « liste à puces numérotée ». L'action à entreprendre est, chaque matin lorsque vous commencez votre journée de travail, de définir en une phrase le profil de votre journée. Quelle est la chose la plus importante à réaliser aujourd'hui ? Écrivez-la sur un post-it et vous observerez quelque chose de très intéressant se produire. Lorsque vous reviendrez d'une activité mineure vous ayant distrait et ayant nui à votre concentration (comme lire des e-mails, assister à une réunion non urgente, etc.), votre cerveau saura tout de suite où aller. Votre phrase inscrite sur votre post-it vous servira de guide. C'est une façon d'entraîner votre cerveau à trouver la concentration - et c'est incroyablement gratifiant. »
2. La technique Pomodoro
« La technique Pomodoro a été développée à la fin des années 80. C'est essentiellement un système qui consiste à prendre une pause. J'admets que cela peut sembler ennuyeux et que d'une manière générale, les gens ne sont pas « fans » de la technique Pomodoro. Elle a toutefois un avantage : elle fonctionne. Elle fonctionne vraiment. Cette technique est parfaite pour les tâches importantes et standardisées que vous pouvez effectuer vous-même. Quand j’écris un nouveau livre, j’adhère totalement à ce principe. Voici comment procéder : mettez votre téléphone portable en mode avion ; réglez une minuterie sur 25 minutes ; continuez à travailler sur une tâche bien définie jusqu'à ce que l'alarme se déclenche, puis arrêtez immédiatement. Dans le cas de l'écriture d'un livre, je m'arrête au milieu d'une phrase. Puis, faites une pause de cinq minutes. Bougez, ne pensez plus à ce que vous faisiez. Lorsque vous redémarrerez, vous verrez que vous ne subirez aucune perte de temps. Votre concentration se portera instantanément sur cette demi-phrase. Essayez vous-même cette méthode et vous verrez qu'elle est presque magique ».
3. Concevez votre utilisation de la technologie en fonction d'objectifs à long terme
« C'est tellement important. Généralement, lorsqu'une nouvelle technologie arrive, comme le téléphone portable, les ordinateurs portables ou autre, nous avons tendance à nous en tenir aux paramètres d'usine et à l'idée du fabricant sur la façon dont vous êtes censé utiliser l'appareil ou l'outil digital. C'est une chose à ne surtout pas faire ! Au lieu de cela, ajustez la technologie en fonction de vos besoins propres. Pour moi, c'est un aspect essentiel du travail intelligent ».
Je fais comment ?
« Posez-vous cette question : quand et où un appareil spécifique ou un service digital m'est-il le plus utile ? Ce n'est pas uniformément réparti dans le temps et dans l'espace. Je suis un grand défenseur des « appareils dédiés », c'est-à-dire que vous avez un plan bien défini pour quand, où et comment vous utilisez une technologie spécifique. Votre ordinateur portable est-il toujours l'outil de travail optimal ? Non, il est optimal pour le travail à distance de courte durée. Est-ce une bonne idée d'avoir tous vos e-mails professionnels dans votre poche lorsque vous essayez de recharger vos batteries et de passer du temps avec votre famille ? Probablement pas. Le développement de la technologie au cours des deux dernières décennies est allé dans la direction opposée ! Nous concentrons tous les aspects de notre vie sur quelques appareils techniques, comme le téléphone portable. C'est un problème de taille. »
Alors, quelle est la solution ?
« D'une certaine manière, nous avons déjà résolu ce problème - mais seulement dans d'autres contextes. Pensez à la nourriture ! Il y a seulement quelques centaines d'années, il y avait pénurie. Si vous trouviez quelque chose de sucré, vous le mangiez. De nos jours, nous pouvons manger des aliments sucrés quand bon nous semble. C'est pourquoi nous avons conçu des espaces spécifiques pour manger (cuisine, restaurant) et des repas spécifiques (petit-déjeuner, déjeuner, dîner). Ce sont des conventions sociales qui facilitent la vie dans un monde d'abondance. Dans le futur, je pense que nous commencerons également à réglementer le rapport que nous avons avec l'information. Nous devons nous rappeler que toute cette situation est assez nouvelle pour nous. Nous apprendrons ! Ce sont là trois techniques essentielles pour quiconque veut essayer de travailler plus intelligemment et de façon moins énergivore. Il en existe d'autres, ceci dit. Toutefois, la chose la plus importante, explique Mattias Ribbing, est de commencer et d'essayer.
« Le plus grand obstacle est souvent le scepticisme. Une fois que vous aurez essayé ces techniques en situation réelle, vous constaterez immédiatement la différence. Arrêtez de faire plusieurs choses à la fois. Gérez le temps d'une manière qui convient à votre cerveau. Repensez votre utilisation de la technologie. C’est un ensemble de techniques que vous pouvez commencer à mettre en œuvre dès maintenant
A propos de Max Ribbing
Mattias Ribbing est un auteur suédois, conférencier et hacker de l'éducation.
Il est triple Champion de Suède de la Mémoire et a été nommé Grand Maître international de la Mémoire.
Ce TedX Talk populaire présente l'approche de Mattias Ribbing pour accélérer immédiatement vos capacités d'apprentissage dès maintenant.
Mattias a écrit cinq livres sur les interconnexions entre l'apprentissage, la mémoire et les performances cognitives. Son dernier titre est « Screen Smart : 9 Brain Rules for Performance and Wellbeing in a Digitalized World » (2020).
