Back to basics : les 5 étapes du processus pour un recrutement réussi

Publié le : 19 mars 2019

Vous êtes-vous déjà demandé où se trouvaient les meilleurs profils pour votre équipe et comment les attirer à venir travailler sur vos projets? Dans un contexte de guerre des talents, réussir à attirer les bonnes personnes sans perdre de temps est devenu un enjeu stratégique majeur. Mais alors: comment vous y prendre? Qui impliquer dans le processus? Où poster vos annonces? D'ailleurs, que faut-il inclure comme informations dans une annonce?

Si vous vous posez ces questions, c'est que vous amorcez une démarche de recrutement pour intégrer un nouveau collaborateur dans votre équipe. Vous vous sentez peut-être perdu, et c'est normal, car recruter n'est peut-être pas votre métier. Non? Et bien ça tombe bien! Nous avons rédigé cet article ainsi qu'un manuel entier sur les méthodes que nous utilisons tous les jours chez Academic Work. On vous explique.

Mais au fait, combien coûte un mauvais recrutement ?

Pour le National Business Research Institute (NBRI), le coût d'un recrutement raté se situerait autour de 1.5 à 2 fois le salaire annuel d'un collaborateur. Des coûts relativement importants donc, car ils comprennent les coûts de l'intégration du nouveau collaborateur, ceux liés à la perte de productivité liée à son incompétence, les frais de licenciement de la personne, puis ceux d'un nouveau recrutement, pour le remplacer. Bien sûr, ces chiffres varient en fonction de différents facteurs, comme la taille de l'entreprise, le volume d'embauche, la séniorité des postes recherchés et le secteur/l'industrie concerné.

Pour calculer le coût seul d'un recrutement, il est nécessaire de prendre en compte l'ensemble de ses coûts externes et internes et de les diviser par le nombre d'embauches sur l'année. La liste des coûts externes est relativement facile à dresser et comprend les outils de diffusion utilisés et la collaboration avec des prestataires ou partenaires comme les agences de recrutement par exemple. Les coûts internes, eux, sont légèrement plus subtils à cerner, car ils comprennent le salaire des recruteurs et autres collaborateurs (team manager, comptable, assistant RH, chargée de communication interne etc.) qui ont travaillé sur ces recrutements. Cet exercice nécessite donc une bonne projection ainsi qu'une bonne connaissance de vos équipes.

Même si l'identification des coûts internes demande d'anticiper ses besoins en recrutement et process internes, la formule pour calculer le coût d'un recrutement est assez simple:

Coût d'un recrutement = (total des coûts internes + total des coûts externes) / total des embauches sur l'année.

Comme nous l'avons précisé plus haut, dans cette formule ne sont pas compris les coûts liés à l'intégration du nouveau collaborateur ni le temps que vos équipes passeront à le former. Yes indeed! Recruter un nouveau collègue est coûtant et chronophage.

Mais alors, quels leviers pouvez-vous actionner de votre côté pour gagner du temps et optimiser vos chances de repérer le bon profil?

#1 Anticiper le temps et les étapes nécessaires

Plus d'un professionnel s'est senti démuni une fois l'euphorie du budget libéré pour recruter un nouveau collaborateur retombée. Recruter prend du temps, demande de l'organisation et de se poser quelques questions... Comment rédiger une annonce attrayante et précise? Où poster cette annonce? Comment organiser son temps pour rencontrer toutes les personnes qui vont postuler? Mais d'ailleurs, comment savoir quel CV retenir?... en fait, quel type de profil rechercher pour ce poste?

Si vous vous reconnaissez dans ces questions, c'est que vous avez déjà pris la bonne décision: un recrutement se prépare et ne devrait pas être pris à la légère. D'ailleurs, nous ne nous avançons pas en disant que tout se joue dans la préparation et l'amélioration des processus, qui sur le long terme éviteront à votre équipe bien des surprises.

Un recrutement réussi ne consiste pas seulement à mener des entretiens et choisir la personne que l'on pense préférer à un instant T. Si vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté, nous vous conseillons vivement de prévoir du temps et surtout de prioriser la structure de votre démarche, car n'en déplaise aux clichés, "recruter au feeling" n'est pas une bonne idée.

Pour cela, nous avons listé les étapes que nous considérons comme essentielles et que vous pouvez retrouver en détail dans notre processus de recrutement:

1. Identifier les besoins,
2. Rédiger et poster l'offre d'emploi,
3. Évaluer et sélectionner les profils correspondants,
4. Mener les entretiens (1er, 2ème, 3ème tour?),
5. Prévoir d'éventuels tests ou prises de références,
6. Sélectionner le candidat qui rejoindra l'équipe.

Nous avons pour habitude de prévoir, pour chaque étape, le temps qu'il sera nécessaire ainsi que les personnes que nous désirons impliquer. Nous essayons toujours d'anticiper une marge temporelle raisonnable afin de pouvoir gérer des imprévus ou les vacances des parties prenantes. Avant que le processus ne commence, il sera plus facile pour son déroulement de lancer le projet lors d'une réunion avec tous les collaborateurs qui seront impactés ou engagés dans cette embauche. Si vous faites appel à une agence de placement ou de recrutement, ce sera également l'occasion de la leur présenter.

Cette façon de se structurer vous apportera 3 avantages majeurs:

• la qualité: votre approche, puisqu'elle aura été anticipée, sera soignée, et perçue comme telle autant par vos collaborateurs en interne que par les candidats,

• la cohérence: chaque étape sera réalisée dans l'ordre et les profils seront comparés de manière juste,

• la rapidité: l'anticipation mène à la rapidité d'exécution, et donc sur le long terme, à une optimisation de vos ressources.

#2 Tout commence par l'identification des compétences recherchées

Chez Academic Work, nous faisons souvent référence à une méthode de recrutement bien établie que nous appelons Evidence based recruitment (ou le recrutement basé sur les preuves). Étant spécialisés dans le domaine des jeunes professionnels, il nous arrive de rencontrer des profils avec peu voire pas d'expériences professionnelles et nous avons pris l'habitude d'évaluer le potentiel plutôt que les accomplissements de nos candidats. Cela nous a permis de découvrir des profils prometteurs, comme Carole l'explique dans notre livre blanc, p24.

Le potentiel représente la combinaison des qualifications, des connaissances, de l’expérience et de la personnalité d’un employé.

Notre processus de recrutement commence donc par l'identification des besoins du client et de l'environnement dans lequel le ou la candidat.e évoluera. Un profil est ensuite créé, ce qui nous permettra d'orienter nos recherches en fonction du potentiel du ou de la candidat.e plutôt que de naviguer à vue parmi des profils très (trop?) nombreux.

L'avantage principal de cette méthode est de cerner précisément ce que vous cherchez, et de sélectionner des profils que vous n'aviez pas envisagés car tout le monde se fait une idée un peu préconçue de ce qu'il recherche.

Une fois le profil du potentiel établi, vous pourrez envisager comment le transcrire dans l'annonce le plus pertinemment possible et préparer vos questions pour que, lors de l'entretien, elles se repèrent plus facilement.

#3 Rédiger une offre canon pour donner envie aux meilleurs profils de postuler

Une fois que les besoins sont identifiés et les compétences requises cernées, la prochaine étape d'un processus de recrutement efficace consiste à se lancer dans la communication de la recherche.

La guerre des talents que se mènent les PME suisses dans certains domaines (IT, Tech etc.) ne permet malheureusement pas à celles-ci d'attendre que les meilleurs profils se présentent à leur réception. Au contraire, chez Academic Work nous pensons que c'est à vous, entreprises, d'attirer vos futurs collaborateurs en rédigeant une offre d'emploi juste, précise et séduisante.

Pour ce faire, voici quelques conseils:

1. Décrire les missions le plus précisément possible, en mettant en avant les possibilités d'évolution et l'environnement de travail, surtout si vous souhaitez embaucher des jeunes professionnels (voir notre travail sur l'employabilité des jeunes professionnels en Suisse romande, le YPAI 2023),
2. Valoriser le "pourquoi" en expliquant le cadre des missions et leur relation avec le reste de l'activité,
3. Mettre en avant votre culture d'entreprise. Nous passons 8 heures par jour en moyenne au travail, autant que ce soit dans un climat agréable. Si votre entreprise le revendique, rien de mieux qu'une offre d'emploi pour l'exprimer!
4. Vous relire! Il n'y a rien de pire qu'une annonce bâclée pour montrer à vos candidats que vous ne prêtez pas beaucoup d'importance à leur postulation. Tou ce jout dans lé détail.

Une fois l'annonce parfaite rédigée, vous devrez faire face à un nouveau challenge, sa diffusion! Car si le contenu est important, la diffusion l'est d'autant plus, permettant d'atteindre ou non les personnes que vous voudrez toucher. L'idéal est donc une bonne connaissance des plateformes et réseaux utilisés par la cible de candidats potentiels, que vous pourrez étoffer grâce à une veille régulière de ce qui se fait ou pas dans le monde du recrutement.

#4 Un entretien s'apparente davantage à un date... qu'un guet-apens 😏

Dans son livre What color is your parachute?, Richard N. Bolles essaye de relativiser le stress du candidat en comparant un premier entretien à un premier date. Surprenant? Pas tant que ça, quand on pense à la finalité des deux rendez-vous: avoir envie de se revoir.

On parle souvent du stress du candidat en oubliant celui du recruteur! Cependant, celui-ci existe, surtout quand recruter est quelque chose de nouveau pour la personne menant le processus. Erreur d'appréciation, empressement, mauvais feeling, questions pièges, fermées ou "inutiles" pour le poste proposé... il y a pleins de façons de mettre un candidat mal à l'aise à cause de son propre stress. Et de louper ainsi la personne idéale!

Pour vous recruteur, l'entretien sera le moment où vous pourrez vérifier et approfondir ce que vous aurez repéré sur le CV et la lettre de motivation des candidats sélectionnés. Pour cela, certains auront envie de tendre des pièges, ou de présenter des mises en situations inconfortables. C'est une erreur! Tout ce que vous obtiendrez sera un grand moment de solitude et surtout une situation encore plus floue concernant les compétences de votre candidat. Chez Academic Work, nous encourageons vivement les recruteurs débutants et expérimentés à mettre les candidats à l'aise et vous concentrer sur la pertinence de vos questions afin de déceler les compétences recherchées.

Dans notre manuel, nous développons en détail ces 7 conseils:

1. Se présenter pour mettre le candidat à l'aise,
2. Poser des questions ouvertes,
3. Faire attention à ce que l'atmosphère soit agréable,
4. Demander d'illustrer à l'aide d'exemples concrets,
5. Garder un moment pour les questions du candidat,
6. Prendre des notes afin de comparer les réponses de tous les candidats,
7. Être clair à propos des prochaines étapes.

#5 Faites-vous aider par des méthodes complémentaires!

Parfois, il manque un petit quelque chose pour être sûr d'avoir sélectionné la perle rare. Heureusement, des méthodes complémentaires au scanning de CVs et entretiens existent pour vous permettre de confirmer vos ressentis.

1. La prise de référence: chez Academic Work, nous procédons régulièrement à la prise de références dans le but de confirmer des points que nous n'aurions pu éclaircir durant les entretiens. Une prise de référence est un moment durant lequel nous échangeons avec un ancien collègue du candidat, idéalement son précédent manager, pour lui poser des questions sur son expérience. Afin de réussir cette étape, nous vous conseillons de procéder comme pour un entretien classique en préparant à l'avance vos questions et points de doute s'ils existent.

2. Les tests: ceux-ci peuvent être réalisés en tout début de processus ou au milieu de celui-ci, afin de pré-sélectionner des candidats sur une base technique (objectivité assurée!) ou pour confirmer les compétences techniques sur un sujet donné avant la sélection finale. Attention cependant, car il existe de très bons profils qui ne répondent pas favorablement à la pression des tests.

Conclusion : les 5 étapes du processus de recrutement

Que vous gériez vous-même votre processus de recrutement ou que vous engagiez des experts, cela demandera engagement et connaissances. Nous espérons que vous arriverez à vous dégager du temps et de l'énergie en suivant nos 5 conseils:

1. Anticiper et structurer votre démarche,
2. Identifier honnêtement les 5 compétences clés que vous recherchez chez un candidat,
3. Rédiger une annonce qui donne envie de rejoindre votre équipe,
4. Favoriser des échanges constructifs et valorisants lors des entretiens,
5. Utiliser les outils complémentaires adaptés pour confirmer votre choix.

En suivant ces étapes, vous augmenterez vos chances de réussir et, in fine, d’offrir le poste à la bonne personne!