Office Coordinator 40% pour Academic Work Lausanne

A propos du rôle

Chez Academic Work, nous accompagnons depuis près de 30 ans les professionnels en début de carrière. Ce qui nous distingue ? Une culture d’entreprise forte et un engagement sans faille de nos collaborateurs.

Et c’est là que tu entres en jeu : nous recherchons un Office coordinator à 40% pour accompagner la vie quotidienne de notre bureau lausannois.

Dans ce rôle, tu es le point de contact central du bureau : tu fais en sorte que tout marche – de la machine à café aux présentations pour le Branch Manager. Tu es à la fois chef-fe d’orchestre logistique, problem solver du quotidien et garant·e du bon fonctionnement de l'office face à des équipes commerciales exigeantes. En bref, la personne sans qui le bureau ne tournerait pas aussi bien.

Tâches

Ce rôle combine des respGérer l’organisation du bureau : commandes de fournitures, demandes internes (matériel, IT), suivi des consommables, installation des postes de travail

• Être l’interlocuteur·trice des prestataires externes (nettoyage, conciergerie, livraisons, etc.)
• Créer des présentations hebdomadaires et soutenir le Branch Manager dans la diffusion des communications
• Piloter la conception et la logistique des événements internes avec une énergie fédératrice (des apéritifs hebdomadaires à la Christmas party)
• Gérer les dépenses liées à l’office management et assurer la coordination avec l’équipe Finance
• Suivre et traiter les appels ainsi que les e-mails de contact / infoonsabilités administratives variées et une gestion logistique proactive pour garantir le bon fonctionnement quotidien du bureau.

Nous cherchons

• Tu es idéalement :
  • Étudiant·e inscrit·e pour encore au moins 12 mois
  • Doté·e d'un vrai sens du service, tu sais aussi dire non et prioriser
  • Organisé·e, réactif·ve et doté·e d'une excellente résistance au stress pour garder la tête froide face aux imprévus et aux urgences
  • Porté·e par une énergie positive et communicatif·ve, tu contribues naturellement à une bonne ambiance de travail
  • À l’aise avec la suite Google Office (Google sheet, Google slide, etc.)
  • Fluent en français, avec un très bon niveau d’anglais (C1)
  • Disponible à 40 % (4 shifts par semaine) avec présence obligatoire le jeudi après-midi, plus deux shifts supplémentaires au choix entre les lundis, mardis et jeudis
  • Flexible jusqu’à 50 % sur certaines périodes (fin mars par exemple)
  • Motivé·e à participer aux événements marquants de la Branch (Goal Trip, Summer, Autumn, Christmas)

Notre processus de recrutement

Ce processus de recrutement est géré par Academic Work.

Notre processus de sélection est continu et l'annonce peut être clôturée avant que le processus de recrutement ne soit terminé si nous sommes passés à la phase suivante. Le processus comprend deux tests : un test de personnalité et un test cognitif. Ces tests sont des outils permettant de trouver le bon talent pour le bon poste, afin de garantir l'égalité, la diversité et un processus équitable.

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