Office Manager (H/F)-100% du 6-24 novembre -URGENT

A propos du rôle

Pendant l’absence de la personne en charge de l’accueil et de l’office management, vous assurerez la continuité des activités quotidiennes du bureau. En contact avec les visiteurs et les équipes internes, vous veillerez à un accueil professionnel et à une organisation fluide des espaces et des services. Une passation est prévue au démarrage pour vous familiariser avec les habitudes et les procédures de l’entreprise.

Tâches

• Accueillir les visiteurs, les accompagner en salle de réunion et leur proposer des boissons. .
• Maintenir la réception et les salles de réunion en ordre et prêtes à l’utilisation, en tenant compte du planning de réservation
• Répondre aux appels téléphoniques et les transmettre aux interlocuteurs concernés.
• Traiter les e-mails liés à l’accueil, réceptionner les livraisons et gérer le courrier ainsi que les envois DHL.

Nous cherchons

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais à l'oral comme à l'écrit
• Une disponibilité du 6 au 24 novembre inclus
• De bonnes connaissances pratiques d’Outlook, notamment pour la gestion des e-mails et des calendriers, et utilise aisément les outils bureautiques courants.
• Une présentation soignée et une tenue professionnelle adaptée à un environnement d’affaires
• De bonnes compétences organisationnelles et flexibilité face aux imprévus

Un atout si vous possédez

• Une première expérience en accueil, en assistance administrative ou en office management

Pour réussir dans cette fonction, vos compétences personnelles sont les suivantes :

• Organisé
• Sens du service
• Très bon relationnel

Notre processus de recrutement

Ce processus de recrutement est géré par Academic Work et notre client souhaite que toutes les questions concernant le poste soient adressées à Academic Work.

Notre processus de sélection est continu et l'annonce peut être clôturée avant la fin du processus de recrutement si nous sommes passés à la phase suivante. Le processus comprend des tests qui sont des outils permettant de trouver le bon talent pour le bon poste, de favoriser l'égalité, la diversité et un processus équitable.