Office Coordinator - Etudiant/e à 40 % – Lausanne

A propos du rôle

Chez Academic Work, nous accompagnons depuis plus de 15 ans les étudiant·es et jeunes professionnel·les dans leur carrière. Ce qui nous distingue ? Une culture d’entreprise forte et un engagement sans faille de nos collaborateurs. Et c’est là que tu entres en jeu : nous recherchons un/e Office coordinator à 40% pour accompagner la vie quotidienne de notre bureau lausannois.

Dans ce rôle, tu es le point de contact central du bureau : tu fais en sorte que tout marche – de la machine à café aux présentations pour le Branch Manager. Tu es à la fois chef-fe d’orchestre logistique et problem solver du quotidien – en bref, la personne sans qui le bureau ne tournerait pas aussi bien.

Tâches

• Gérer l’organisation du bureau : commandes de fournitures, demandes internes (matériel, IT), suivi des consommables et installation des postes de travail
• Être l’interlocuteur·trice des prestataires externes (nettoyage, conciergerie, livraisons, etc)
• Créer des présentations hebdomadaires et soutenir le Branch Manager dans la diffusion des communications
• Participer à la conception et à la logistique des événements internes (des apéritifs hebdomadaires à la Christmas party)
• Gérer les dépenses liées à l’office management et assurer la coordination avec l’équipe Finance
• Suivre et traiter les appels ainsi que les e-mails de contact / info

Nous cherchons

• Étudiant·e inscrit·e pour encore au moins 12 mois
• Organisé·e, réactif·ve, avec un vrai sens du service
• Positif·ve et communicatif·ve, tu contribues naturellement à une bonne ambiance de travail
• À l’aise avec Office 365 (PowerPoint, Excel, Teams)
• Fluent en français, avec un bon niveau d’anglais (C1)
• Disponible à 40 % (4 shifts par semaine) avec présence obligatoire les lundi (à choix AM ou PM), mardis (à choix AM ou PM) et le jeudi après-midi, plus un shift supplémentaire au choix entre les jours déjà mentionnés
• Flexible jusqu’à 50 % sur certaines périodes (fin mars par exemple)
• Motivé·e à participer aux événements marquants de la Branch (Goal Trip, Summer, Autumn, Christmas)

Notre processus de recrutement

Ce processus de recrutement est géré par Academic Work et notre client souhaite que toutes les questions concernant le poste soient adressées à Academic Work.

Notre processus de sélection est continu et l'annonce peut être clôturée avant la fin du processus de recrutement si nous sommes passés à la phase suivante. Le processus comprend des tests qui sont des outils permettant de trouver le bon talent pour le bon poste, de favoriser l'égalité, la diversité et un processus équitable.