Accueillir un nouveau collaborateur à distance

Intégrer de nouveaux collègues alors que vous ne vous trouvez pas dans la même pièce, voire la même ville ? Il n'est pas rare aujourd'hui de procéder au remote onboarding. À l'aide de méthodes claires et d'un bon état d'esprit, nous vous assurons qu'une intégration à distance peut être tout aussi efficace que sa version plus classique.

Facteur d'engagement fort

La qualité du processus d'intégration impacte directement le niveau d'engagement d'un collaborateur en début de mission. En lui donnant les bons outils et des informations claires, il ou elle aura toutes les cartes en main pour réussir. Ci-dessous quelques do & don't pour vous aider dans le cas spécifique d'une intégration à distance.

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Do

Se préparer

L'accueil de nouveaux collaborateurs nécessite de la préparation, que ce soit du côté de l'employeur ou de l'employé. Les personnes qui viennent de signer un contrat de travail sont généralement avides de tout type d'informations à propos de la structure qu'elles s'apprêtent à rejoindre. L'occasion idéale pour leur partager les documents que vous jugerez nécessaires: présentations variées, codes de conduites, policies etc.

Communiquer

Le travail à distance demande une attention particulière à la fréquence et la qualité des communications entre collègues. Lors de l'intégration d'un nouvel employé, il est important d'en informer les autres membres de l'équipe, et ce suffisamment en avance. Cela permettra de préparer un accueil chaleureux et approprié au contexte virtuel de la rencontre.

Être présent...

... à distance. Ou plutôt être disponible, facilement et régulièrement 😉 Pour ce faire, il est possible d'indiquer le meilleur outil (téléphone, Skype, Teams, e-mail...) ainsi que les plages horaires les plus appropriées pour échanger. La fréquence des communications durant les premières semaines sera sans doute plus grande que d'habitude, ce qui est normal et nécessaire pour une bonne prise de poste.

[Checklist] - à l'attention du manager

Nous mettons à votre disposition la checklist que nous utilisons chez Academic Work lorsque nous accueillons de nouveaux arrivants. N'hésitez pas à la télécharger ci-dessous :

Télécharger la checklist

[Template] - programme d'intégration

Nous mettons également à votre disposition un modèle de programme d'intégration que vous pourrez enrichir et modifier en fonction de vos besoins. Nous avons surligné en rouge les champs à adapter :

Télécharger le template

Don't

Négliger le processus car vous êtes à distance

C'est à distance que les plus petits détails comptent, car sans interaction physique, il est plus difficile de faire passer les messages dans leur globalité. La distance ne nous empêche pas de préparer la même qualité d'accueil, seulement avec des méthodes et outils différents. Un réflexe facile à adopter pour s'engager pleinement dans les interactions avec les nouveaux arrivants: toujours brancher la caméra lors des visioconférences, pour plus d'interactions et d'implication.

Oublier les moments informels

La qualité des interactions que nous entretenons avec nos collègues peut avoir des effets conséquents sur notre niveau de bien-être. Il est possible de maintenir les moments informels de la vie de bureau de manière virtuelle, même si cela demande un brin d'organisation et de technologies. Pourquoi ne pas commencer avec un premier café virtuel tous les deux jours, en visioconférence?

Aller trop vite

Intégrer un nouveau collaborateur à distance peut prendre plus de temps que si vous partagiez le même bureau. La patience et l'écoute sont donc de mise: cela permettra à votre nouvelle recrue de se sentir bien accompagnée.

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