Productivité – 6 applications de gestion de temps qui vous permettront d'en gagner

juin 2018 Carrière

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Même si 24h suffisaient à Jack Bauer pour nous tenir en haleine durant 24 longs épisodes, la plupart d’entre nous aimerait bien qu’une journée en dure plutôt 36.

Idéaliser une journée durant laquelle nous pourrions tout accomplir pousse généralement à la procrastination et au découragement. Pourtant il existe des techniques et applications très simples pour organiser nos journées et nos tâches, et ainsi optimiser notre temps de travail et notre vie privée.

La gestion de projets, de tâches et de temps n’est pas un sujet réservé à la sphère professionnelle. Une meilleure organisation permet d’être plus efficace, mais aussi d’avoir l’esprit libre lorsque l’on est en dehors du bureau. En équipe, elle permet une meilleure cohésion et une meilleure communication, car tout le monde connait les tenants et les aboutissants du projet, ses deadlines ce qui favorise le bien-être de l'équipe.

Il existe de nombreux outils sur le marché pour optimiser la gestion de projets. Celui-ci est d'ailleurs extrêmement compétitif, avec de nombreuses nouvelles applications sortant presque toutes les semaines. Chacun mise sur sa petite fonctionnalité qui va le différencier des autres, mais pour nous, utilisateurs, cela peut paraitre compliqué de choisir.

Plutôt que de perdre votre temps à toutes les essayer nous avons décidé d'en choisir 6, gratuites, pour vous inspirer et vous aider à organiser votre temps et votre travail.

Chaque outil dispose d’une version payante pour augmenter les fonctionnalités, mais nous avons particulièrement choisi ceux-ci car leurs versions gratuites suffisent amplement à votre gestion de temps.

Voici la liste :

Temps de lecture : 3 mins.

Par Max.

1. Wunderlist

Wunderlist est une application berlinoise acquise par Microsoft en 2015 permettant d’organiser et de gérer ses tâches sous forme de listes.

L’application dispose d’un design simple et épuré, vous offrant la possibilité d’organiser vos listes dans différents dossiers. À l’intérieur de vos listes, vous pourrez ajouter des tâches, des sous-tâches, des tags, des notes et des fichiers.

Au-delà d’une simple « to-do list », vous pouvez prioriser vos tâches en marquant celles-ci comme « importantes », puis ajouter des échéances ainsi que des rappels. Mais surtout, vous pouvez partager ces tâches avec les membres de votre équipe afin d’efficacement gérer votre temps mais aussi celui de vos collaborateurs (gros bémol: uniquement avec la version pro).

Wunderlist

Selon les fans de l’application, Wunderlist « n’est pas une to-do list ». La force de l’application réside donc dans son équilibre délicat entre simplicité et fonctionnalité.

Alors que les « to-do » listes peuvent être encombrantes, donner une illusion de progrès et vous faire prioriser les mauvaises choses, Wunderlist vous permet de gérer vos tâches à différents niveaux d’activités et de manière très flexible. Grâce à la possibilité d’ajouter des échéances, l’application organisera d’elle-même les tâches que vous devez accomplir aujourd’hui, cette semaine ou encore ce mois.

Le système de liste permet de catégoriser vos tâches par thèmes (tels que « projets », « systèmes » ou « développement ») et d’organiser votre travail en fonction de vos priorités.

Avec plus de 13 millions d’utilisateurs et plus d’un milliard de tâches créées (chiffres de 2015), Wunderlist se positionne comme l’une des options les plus fiables. De plus, d’autres grandes marques comme Slack, HipChat ou Sunrise ont utilisé l’API de Wunderlist pour l’intégrer à leurs applications.

Pourquoi choisir Wunderlist?

  • Design simple, épuré et très facile à personnaliser
  • Parfait pour la gestion de temps en équipe grâce au partage de tâches ou liste de tâches
  • La mise en place d’échéances, de notifications et de rappels pour ne rien oublier
  • La communication interne grâce aux notes et aux commentaires
  • Disponible sur toutes les plateformes

2. Trello

Trello
 

Trello est une application américaine de gestion de projets en ligne détenue par Atlassian, grosse entreprise spécialisée dans la création de software pour développeurs, gestionnaires de projets et management de contenu (ils disposent entre autres de l’outil payant de gestion plus avancé Jira, très utilisé chez les développeurs).

Le plus gros avantage de Trello est sa simplicité. Il permet de créer des tableaux, dans lesquels vous ajoutez des listes verticales composées de « cartes ». Ces cartes sont des petits messages (sorte de post-its virtuels) sur lesquels vous pouvez ajouter des notes, des fichiers, des commentaires et des actions.

Aux cartes de Trello se rajoute un grand nombre d’outils organisationnels, tels que l’assignation d’une carte à un membre de votre équipe, des étiquettes de couleurs pour catégoriser vos tâches, des check-lists et des échéances.

Une raison majeure pour laquelle 14 millions d’utilisateurs utilisent Trello, dont les employés de Dropbox et de Kickstarter, c’est pour sa représentation visuelle: une vue d’ensemble. À tout moment, on peut observer les tâches en cours, les tâches terminées, et les tâches à réaliser. Il est ensuite très facile de tirer une carte d’une liste à une autre et de réorganiser votre tableau.

Pourquoi choisir Trello ?

  • Très facile à utiliser
  • Entièrement personnalisable
  • Une vue d’ensemble permanente pour rester à jour sur l’avancée de vos projets
  • Partage avec les membres d’équipes et mise en place d’échéances
  • Utilisable sur de multiples plateformes

3. Asana

 

Légèrement moins connue que nos deux options précédentes, Asana est néanmoins un outil très efficace pour la gestion de projets, de tâches et de temps. Il sert notamment d’outil de gestion de projet pour l’entreprise Uber.

L’outil est organisé en projets, en sections, puis en tâches. La communication se fait directement à l’intérieur des tâches avec les membres de son équipe.

Une autre fonctionnalité qui sépare Asana des autres est la possibilité de partager le statut d’une tâche. Alors que plusieurs outils ne disposent que de la fonctionnalité « à faire » ou « terminé », Asana permet aux utilisateurs de mettre à jour le statut d’une tâche pour notifier les autres membres en continu, afin que tout le monde soit au courant de l’avancement du projet.
L’un des gros avantages d’Asana et la raison pour laquelle beaucoup d’équipes informatiques l’utilisent, c’est pour sa flexibilité. En effet, l’outil permet de créer des tâches et de les assigner à plusieurs projets. Asana a compris qu’une tâche n’est pas forcément assignée qu’à un seul projet, ce qui évite donc de devoir dupliquer la même tâche.

Finalement, Asana permet d’afficher les projets ou les tâches sous la même forme que Trello: en tableau.

Pourquoi choisir Asana?

  • Très flexible et organisé
  • Ajoutez vos tâches à plusieurs projets
  • Communication directement à l’intérieur des tâches sous forme de messages
  • Restez au courant de l’avancement des tâches grâce aux statuts
  • Une vision sous forme de tableau comme Trello
  • Version gratuite permettant d’ajouter jusqu’à 15 membres d’équipe

4. Zoho Projects

gestion de projets

Avec un site très propre mis à jour en 2017, Zoho a développé une interface intuitive permettant de rapidement comprendre le fonctionnement de l’outil et sa prise en main. Mettre en place un nouveau projet est simple et avec beaucoup de liberté, vous pourrez créer des projets même très complexes.
Zoho projects est un outil de gestion de projet avancé offrant une gamme très complète de fonctionnalités. Selon PCMag, il est le leader dans les outils de management de projets.

La disposition de Zoho projects est très intéressante. Les rapports sont facilement lisibles et personnalisables, disposants de statistiques intéressantes comme les statuts de vos tâches ainsi que le nombre de projets en attente vs. Le nombre de projets terminés.

zoho projects dashboard

L’organisation de l’outil se fait en projets, en jalons, puis en tâches. C’est un outil qui se concentre sur le suivi et l’avancée de projets globaux de l’entreprise. Vous pouvez envoyer des notifications, ajouter des problèmes, assigner vos tâches aux utilisateurs concernés et interagir en tout temps avec les membres de votre équipe.

Une des principales caractéristiques de Zoho est le chat intégré directement dans l’outil, ce qui vous permet de communiquer directement sur la plateforme sans utiliser d’outil externe comme Slack, HipChat ou Skype.

La plateforme dispose d’un très grand nombre de fonctionnalités, et il serait difficile de toutes les citer ici. Il vaut la peine d’être testé, même si la vraie magie de l’outil ressort avec la version payante. À prix cassé, Zoho projects est considéré comme l’outil au meilleur rapport qualité/prix sur le marché (voilà ce que vous obtenez lorsque vous outsourcez votre développement en Inde).

Pourquoi choisir Zoho Projects ?

  • Interface très intuitive
  • Gamme très complète de fonctionnalités
  • Rapports détaillés sur l’avancement de vos projets
  • Chat intégré
  • Visualisez vos tâches de quatre manières différentes
  • Organisation en jalons ou en calendrier pour rester au courant de l’avancée des projets

5. Todoist

Todoist est l’ultime to-do liste digitale permettant d’organiser et de suivre toutes vos tâches et vos projets. 

L’outil est organisé en projets auxquels vous pouvez ajouter des tâches, des codes couleurs, des échéances, des notifications, des tags ou encore des drapeaux pour définir le niveau de priorité.

Pour vous organiser avec vos collaborateurs, vous pouvez les inviter à accéder à votre Todoist. Ceci permet d’assigner des tâches à chaque membre de l’équipe et ajouter des fichiers, des commentaires, ou des informations pertinentes pour faciliter la communication sur le projet.

Pour ne pas perdre le fil de vos tâches et de vos projets, Todoist dispose de bonnes options de rappel. Vous pouvez par exemple mettre en place des notifications par e-mail, par « push » sur mobile et même par SMS.

Todoist dispose finalement d’une fonctionnalité plutôt unique: Karma. Karma est un rapport de productivité vous montrant vos avancements de la semaine basé sur le code couleur de vos projets. Il permet de savoir si vous avez travaillé sur les projets prioritaires ou alors si vous avez passé trop de temps sur des projets qui n’avaient pas besoin d’autant d’attention.

todoist karma

En résumé, Todoist est un outil très fonctionnel, simple à utiliser et très flexible car accessible depuis de nombreuses plateformes. En 2010, Todoist a fêté ses 10 ans et dépassé les 10 millions d’utilisateurs sur sa plateforme, preuve d’une popularité grandissante et d’une satisfaction très large. 

Pourquoi choisir Todoist ?

  • Très simple à utiliser avec une interface fonctionnelle
  • Karma, votre outil de reporting de productivité
  • Rappels par e-mail, notifications « push » ou encore par SMS
  • Système de collaboration très efficace
  • Des applications et plugins disponibles sur un grand nombre de plateformes, toutes synchronisées via le cloud

6. Notion

Notion est un outil de management de projets pour des équipes ou des personnes désirant créer leur propre espace de travail et devenir plus efficaces. 

Les trois fonctionnalités principales sont les wikis (permettant de créer, éditer et designer son propre espace de travail), les documents (création de documents entièrement en ligne) et les tâches.

Les tâches peuvent se créer sur des tableaux très flexibles et entièrement customisables, faisant de Notion l’outil le plus personnalisable de notre liste.

Grâce aux fonctionnalités ajoutées à la plateforme, certains considèrent Notion comme étant l’enfant de Trello et de Dropbox.

Le grand avantage de cet outil réside dans cet environnement très flexible, qui est le gros point faible de la plupart des outils de gestion de tâches en ligne. Vous commencez avec un tableau entièrement vide, vous permettant d’ajouter différentes fonctionnalités et outils.

Apple a annoncé, fin de l’année dernière, que Notion était leur « app de la semaine ». La plateforme dispose aujourd’hui de son application iOS.

Pourquoi choisir Notion ?

  • Très flexible, permettant de créer son espace de travail de A à Z
  • Permet de créer des documents directement sur la plateforme
  • Dispose d’une application iOS et Android
  • Un environnement très créatif

Conclusion

Avec ces 6 outils, vous êtes parés à affronter vos soucis d’organisation et de gestion du temps.

Chaque personne est différente et travail à sa manière, c’est pourquoi il est préférable de jouer avec ces différents outils pour trouver celui qui vous correspondra le mieux.

Malgré leur objectif commun, chacun de ces outils est unique en son genre. Certains misent sur la simplicité (comme Trello ou Todoist), d’autres sur une interface intuitive (comme Zoho Projects) et d’autre sur la flexibilité et la créativité (comme Notion).

Si vous êtes un Geek des outils de gestion de projet, sachez qu’il en existe aujourd’hui plus de 700 sur internet. Plusieurs d’entre eux sont même open source, vous permettant de vous lâcher dans votre créativité pour créer un outil personnalisé qui vous est propre.

Si les 6 outils que nous vous avons proposés dans cette liste ne satisfont pas le gestionnaire de projet qui est en vous, vous pouvez continuer votre recherche avec cette liste de Capterra contenant 29 outils gratuits.

Bonne chance !

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