2018 sera Inbox 0

janv. 2018 Carrière

S'il n'y en avait qu'une à retenir ce serait celle-ci, notre résolution 2018 : mieux gérer ses emails

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Nous sommes peu fan des grandes résolutions de début d'année.
On se fixe des objectifs inatteignables, on les oublie vite et finalement on culpabilise (un peu) avant d'enterrer le sujet jusqu'à l'année suivante.
Adopter de nouvelles habitudes incrémentales est plus efficace qu'un but lointain. Par exemple, au lieu de se fixer l'objectif de terminer 50 livres en 2018, prévoir de lire 30 min chaque soir.
Plutôt qu'un article sur comment devenir plus productif, réactif et organisé nous préférons donc nous concentrer sur une chose simple pour 2018 : nos habitudes dans la gestion des emails.

Et vous allez voir, il se peut que ce soit la petite habitude qui change tout!

Désactiver les notifications

C'est la règle de base. Afin de pouvoir rester concentré sur une tâche vous devez non seulement désactiver la fenêtre pop-up qui vous avertit de l'arrivée d'un mail, mais également toute notification sonore ou icône sur votre barre de tâche. Ne donnez pas aux autres le pouvoir de vous déconcentrer juste par un email.

Utiliser des filtres

Aucune newsletter ne doit arriver dans votre boîte de réception. Créez une règle pour toutes les basculer vers un dossier newsletter que vous irez regarder quand vous le décidez. Mais surtout désinscrivez-vous de toutes celles qui ne sont pas indispensables! Vous pouvez le faire vous-même, de manière systématique dès que vous en recevez une, ou bien utiliser un outil qui vous aide à le faire ( comme Unroll.me par exemple).

Gérer les disponibilités et fixer des RDV

Qui n'a pas passé 5 ou 6 échanges de mail à proposer puis contre-proposer des dates pour un RDV?

Voici 3 options pour éviter ces pertes de temps:

  • Au sein de votre équipe optez pour des calendriers partagés
  • Avec des personnes extérieures utilisez toujours un mail à 2 options: Je vous propose cette date, si cela vous convient merci de la confirmer sinon vous pouvez me joindre au numéro suivant
  • Quand la tâche s'annonce plus complexe car il s'agit de trouver une date pour plusieurs participants pensez à des outils comme Doodle

Utiliser le téléphone

C'est le corollaire du point précédent: dans une immense majorité des cas décrocher son téléphone est bien plus rapide et efficace que plusieurs échanges de mails.

Keep it short

Quelle est votre réaction devant un long email? Au mieux une lecture en diagonale ; dans la plupart des cas un découragement tel que vous ne le lisez même pas.

Et bien avec les mails que vous écrivez c'est exactement la même chose. Allez à l'essentiel, utilisez des bullet points, structurez votre pensée et mettez-vous à la place de la personne qui va recevoir votre message au milieu de 45 autres emails.

Votre boîte de réception est VIP

Votre boîte de réception ne doit contenir que des mails à traiter et importants. Un email ne demande aucune action de votre part? Classez le dans le dossier approprié. Si vous ne savez pas quoi faire d'un mail supprimez-le.

Eat the frog

Quelle est la première chose que vous faites en arrivant au bureau?

Plutôt que de traiter vos mails, attelez-vous à une tâche prioritaire et challenging. Vous arrêterez ainsi de procrastiner et lirez vos mails quand votre niveau d'énergie redescend.

L'idéal est de se fixer chaque matin une tâche prioritaire pour la journée.

Passez aux plateformes collaboratives

Trello, Slack, Teams… il en existe une multitude. Ces outils permettent une communication par streams très efficace, particulièrement pour une approche projet. Encore faut-il que votre équipe les utilise!

Pour les Jedis

Il s'agit ici d'une règle que seuls certains initiés arrivent à mettre en place car elle peut paraître radicale. Si vous arrivez à l'exécuter vous deviendrez un vrai maître dans la gestion de vos emails.

L'idée est toute simple: consultez vos mails uniquement 2 fois par jour en fin de matinée et fin de journée.

Pourquoi? traiter les emails par bloc vous permet d'être  plus efficace et surtout de pouvoir vous concentrer sur autre chose le reste du temps.

Comment? Vous pouvez par exemple informer vos interlocuteurs par une petite phrase dans votre signature électronique : "Mes email sont traités 2 fois par jour, en fin de matinée et d'après-midi. En cas d'urgence vous pouvez me joindre par téléphone".

Impossible d'atteindre l'Inbox 0 avec votre surcharge de travail? Nous pouvons vous aider à trouver une solution pour votre équipe

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