Espace Start-Up : 10 outils pour vous faciliter la vie et vous concentrer sur votre business

Avec les technologies qui nous entourent, de nombreuses entreprises ont développé des applications pour nous aider dans la tâche compliquée qu’est l’entrepreneuriat en facilitant des processus tels que la communication, les paiements, les automatisations d’e-mails, la délégation de tâches, la gestion d’équipe, etc.

Il y a tant d’outils sur le marché qu’en tant qu’entrepreneur il peut être difficile de savoir par où commencer. Quels outils devriez-vous choisir pour bien débuter et faciliter, voire automatiser, vos processus et transformer votre projet en succès ?

Dans cet article, nous listons les 10 meilleurs outils qui vous faciliteront la vie lors de la mise en place de votre projet. Ils ne sont pas tous gratuits, mais en valent toujours le prix investi.

Nous avons essayé de faire le tri parmi les centaines d’outils différents pour vous apporter ceux qui seront essentiels à votre réussite dans différents domaines.

En espérant que ceux-ci vous seront utiles lors du développement de votre prochain projet!

#1 Infusionsoft - Pour votre CRM et vos automatisations de processus

Infusionsoft est un outil permettant de centraliser les processus de votre entreprise. Vous pouvez y gérer vos contacts, créer des tunnels de vente, envoyer des e-mails en masse et intégrer vos différentes applications pour tout gérer depuis un seul endroit.

Cette application est très connue et utilisée par les PMEs américaines, mais moins connue en Europe. Pourtant, Infusionsoft est une application puissante qui analyse la performance des différents processus de votre entreprise et vous aide à mieux communiquer avec vos clients et prospects.

Vous pouvez mettre en place des processus d’e-mails automatiques en fonction du profil de vos utilisateurs pour par exemple créer des offres, puis mettre en place des fonctionnalités s’activant en fonction du comportement des destinataires. Très utile lorsque vous avez une grande liste d’e-mails!

Pourquoi utiliser Infusionsoft?

• Automatiser les processus de votre entreprise
• Gérer votre liste de contact
• Intégrer vos différents outils dans un même endroit
• Gérer les paiements de facture en interne comme en externe
• Analyser la performance de vos étapes du tunnel de vente

#2 Fiverr / Upwork / 5euros.com - Trouver des freelances

Ici, au lieu de vous proposer une application, nous vous en proposons trois: Fiverr, Upwork et 5euros.com, car ce sont des outils similaires.

L’une des plus grandes difficultés lorsque l’on est entrepreneur est de gérer la quantité de travail avec le peu de ressources que l’on a. De plus, il est souvent difficile de trouver les services que vous recherchez au prix désiré.

Fiverr, Upwork et 5euros.com sont des sites cherchant à résoudre ce problème. Vous avez un texte à écrire pour votre site? Une page web à faire développer? Un logo à dessiner? Une vidéo à monter? Vous trouverez tout ce qu’il vous faut sur ces plateformes.

Le fonctionnement est très simple : publiez une annonce avec votre mission, la qualité du travail que vous attendez et le prix que vous êtes prêt à mettre. Attendez quelques jours et si votre offre est attirante, vous aurez un grand nombre de freelanceurs potentiels prêts à l’accepter. Vous pouvez ensuite sélectionner la personne qui vous correspond le mieux.

Si vous ne savez pas tout à fait ce que vous voulez, vous pouvez aussi regarder les profils des différents freelanceurs inscrits sur le site afin d’observer ce qu’ils proposent et à quel prix.

Le fonctionnement est légèrement différent d’une plateforme à l’autre, mais globalement très similaire. Petit avantage pour 5euros.com: il est en français.

Pourquoi utiliser Fiverr/Upwork/5euros.com ?

• Trouver des freelances pour vous aider dans vos tâches laborieuses à un prix très raisonnable
• Déléguer du travail afin que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous aimez faire
• Très large choix de services comprenant la rédaction, le développement, le design, le marketing…
• La réactivité de la communauté.

#3 IFTTT – Automatisation de process

Vous ne connaissez pas encore IFTTT? Vous allez l’adorer!

If This, Then That… est un outil permettant à vos applications et à vos appareils de travailler ensemble, gratuitement. Le but étant de connecter tout ce qui vous entoure et de vous faciliter la vie.

Vous pouvez, par exemple, connecter vos réseaux sociaux. Mettez en place un IFTTT qui, lorsque vous publiez une photo sur Facebook, publie automatiquement cette même photo sur Instagram, Twitter et Pinterest. Ou alors, mettez en place un IFTTT qui envoie automatiquement un mail à votre Co-fondateur lorsque vous entrez un nouveau meeting dans votre calendrier.

Les possibilités sont infinies et peuvent aller très loin – vous pouvez par exemple connecter la lampe de votre terrasse pour qu’elle s’allume lorsque le livreur de pizza arrive. Grâce à IFTTT, vous pourrez vous faciliter la vie en automatisant toutes ces petites choses qui vous prennent du temps au quotidien.

Pourquoi utiliser IFTTT ?

• Gagner du temps en automatisant toutes les petites tâches qui vous prennent du temps
• Connecter tous vos appareils et les faire travailler ensemble
• Pour ses possibilités infinies
• Entièrement gratuit

#4 E-mail hunter - Trouver vos adresses mail

Il arrive parfois que l’on veuille contacter quelqu’un de spécifique dans une entreprise mais lorsque l’on arrive sur leur site internet, impossible de trouver l’adresse e-mail de la personne recherchée.

Il arrive parfois que l’on souhaite prendre contact avec une entreprise sans forcément passer par un formulaire, afin d’avoir, par exemple, la possibilité de tracer l’ouverture de cet e-mail.

Avec Email Hunter, vous avez la possibilité de trouver ces adresses. L’utilisation de l’outil est très simple: installez le plugin sur votre navigateur, allez sur le site internet en question et en un seul clic, vous aurez accès à toutes les adresses mail disponibles.

Impressionnant!

Pourquoi utiliser Email Hunter?

• Trouver des adresses mail directement sur des sites internet en un seul clic
• Éviter les formulaires et prendre contact directement avec la personne qu’il faut

#5 Bizplan - Créez votre business plan

Créer un business plan n’a jamais été aussi simple qu’avec Bizplan. Cette application vous permet de créer vos plans d’affaires section par section facilement sur le site avec un système de drag-and-drop. Plus simple et plus joli que de le faire avec un logiciel classique comme Word.

Vous pouvez ajouter du texte, des images, des graphiques, des rapports… Tout pour y illustrer les problèmes que vous voulez résoudre dans votre marché et les solutions que vous apporterez.

La plateforme dispose aussi d’un outil financier permettant de calculer vos projections. Vous pouvez observer l’évolution de vos finances à travers le temps et ainsi garder un œil constant sur l’évolution de votre entreprise. Vos investisseurs seront informés de l’avancement et votre projet et des changements de vos projections en temps réel.

De plus, Bizplan n’est pas qu’un créateur de business plan. C’est également une communauté de partage où vous aurez peut-être l’occasion de trouver de nouveaux investisseurs pour votre entreprise!

Pourquoi utiliser Bizplan?

• Créer un business plan en toute simplicité grâce à un système de drag-and-drop

• Grand nombre de fonctionnalités (appelées « sections ») permettant d’illustrer votre équipe, vos finances, vos graphiques, votre taille de marché, etc.

• Outil financier pour calculer vos projections et garder un œil en temps réel sur vos finances

• La communauté de partage afin de trouver, peut-être, un futur investisseur!

#6 Confluence - logiciel de collaboration et base de connaissances

Lorsque vous engagerez vos premiers employés, vous aurez sans doute envie que ces nouvelles personnes en sachent plus sur votre entreprise, son fonctionnement, ses processus, ses stratégies et ses connaissances.

Pour stocker la base de connaissance de votre entreprise en ligne, il y a Confluence. Cette entreprise d’Atlassian est une sorte de bibliothèque en ligne, permettant à vos équipes de partager les connaissances de chacun avec, par exemple, les nouveaux employés, ou les collaborateurs d’un autre département.

Confluence peut aussi s’utiliser dans la gestion de projet pour améliorer la collaboration de vos équipes. Décrivez vos objectifs, assignez des rôles, organisez vos meetings, gardez un œil constant sur l’avancement du projet et laisser vos équipes communiquer entre elles grâce à l’outil de messagerie.

Cet outil permet de centraliser la connaissance de votre entreprise et facilite la communication entre vos collaborateurs.

Pourquoi utiliser Confluence ?

• Faciliter l’intégration des nouveaux employés et l’accès des collaborateurs à la connaissance des autres

• Centraliser toutes les connaissances de votre entreprise en ligne, dans un seul endroit

• La section gestion de projet permet à vos équipes de mieux communiquer pour améliorer la collaboration

• Créer des équipes et communiquer directement sur la plateforme grâce à la messagerie

#7 Slides - pour vos présentations

Slides est un outil très complet pour créer, présenter et partager vos présentations. Vous pouvez y développer des slideshows sans avoir à télécharger un logiciel sur votre ordinateur comme Powerpoint.

L’outil est très puissant avec un système intuitif de drag-and-drop vous permettant d’insérer des éléments très librement sur vos présentations. Sachant que l’application est en ligne, vous pouvez facilement intégrer d’autres applications, comme des vidéos YouTube.

Grâce au système « live present mode » vous pouvez facilement gérer votre présentation en utilisant votre téléphone comme télécommande. Changez vos slides et assurez-vous que vos interlocuteurs puissent suivre votre présentation très simplement.

Petit bonus intéressant pour les développeurs: il est possible de changer directement le code source de votre slide en direct. C’est-à-dire qu’au lieu d’utiliser le drag-and-drop, vous pouvez dessiner votre slide avec le code de la page. Pas très utile pour le commun des mortels mais peut s’avérer très utile pour les meilleurs codeurs d’entre nous!

Finalement, un avantage non négligeable du cloud de Slides est que votre équipe peut travailler en même temps sur une présentation. Cela permet d’avancer plus rapidement et d’éviter les allers-retours d’e-mail avec des versions différentes.

Pourquoi utiliser Slides ?

• Créer, présenter et partager vos présentations en ligne

• Le logiciel étant sur un cloud, vous n’aurez jamais besoin de télécharger d’application

• Accéder aux fichiers sur tous les supports et télécharger les présentations pour travailler en mode « hors-ligne »

• Présenter directement depuis l’application avec un téléphone comme télécommande

• Système intuitif de drag-and-drop

• Modification du code source des slides pour des changements précis

#8 Slack - Pour la communication

Slack est l'outil de communication interne par excellence. L’objectif de cette entreprise est de remplacer les outils de communication souvent utilisés par les entreprises qui n’étaient pas originellement développées pour ça, comme Skype.

Cette plateforme cherche à centraliser vos flux de communication pour facilement communiquer avec vos équipes, organiser des meetings, gérer vos appels, etc.

La communication est organisée sous forme de « chaînes », auxquelles les utilisateurs peuvent s’ajouter pour organiser des projets, des déplacements, ou simplement pour discuter. Vous pouvez ainsi créer des chaînes publiques ou privées, en fonction des objets de vos discussions.

Slack permet l’intégration de nombreux outils comme Asana, Trello, Salesforce ou Dropbox de façon à transmettre facilement des données de différents types dans vos discussions.

Pourquoi utiliser Slack ?

• L’outil de communication interne par excellence

• Centraliser les flux de communication

• Créer des « chaînes » publiques ou privées pour que chacun y trouve sa place

• Intégrer d’autres outils pour facilement transmettre vos données

#9 Stripe - Pour les méthodes de paiements

Si vous développez un produit qui demande une méthode de paiement, Stripe est fait pour vous. Que vous lanciez un nouveau SaaS, un site e-commerce ou une plateforme de crowdfunding, Stripe vous permet, grâce à ses nombreuses fonctionnalités, de créer un système de paiement idéal pour vos utilisateurs.

Stripe vous permet de stocker de manière sécurisée les informations de paiement de vos utilisateurs afin qu’ils puissent acheter chez vous en un seul clic.

Tous ces services que nous utilisons régulièrement comme Lyft, Deliveroo, Amazon, Doodle etc. ont développlé leurs systèmes de paiement grâce à Stripe.

Pourquoi utiliser Stripe ?

• Développer une méthode de paiement

• Stocker de manière sécurisée les informations de vos utilisateurs

• Centraliser votre système financier

• Facturer vos clients directement depuis la plateforme

#10 Fred de la compta - Pour votre comptabilité

Autre que son nom surprenant, Fred de la compta est une application très performante de comptabilité permettant de faciliter vos actions comptables.

L’objectif? Vous libérer de la paperasse. Glissez simplement vos documents dans les différentes catégories de l’application et Fred de la compta s’occupe du reste en les organisant automatiquement.

Au-delà de la comptabilité, l’outil vous permet de stocker tous vos documents administratifs et d’y accéder partout où vous allez. Choisissez qui de votre équipe peut avoir accès à quel document et garder un contrôle totale sur la sécurité de vos fichiers.

Pourquoi utiliser Fred de la compta ?

• Digitaliser l’administratif de votre entreprise.

• Gérer la comptabilité

• Glisser les documents dans l’application et Fred de la compta s’occupe du reste

• Accéder aux documents partout

Conclusion

Finalement, malgré la quantité d’outils qui se trouvent sur le marché, vous n’aurez besoin que de quelques outils importants pour réussir.

Selon votre business, vous allez vouloir utiliser des logiciels différents. Nous n’avons, par exemple, pas couverts les outils de marketing digital (optimisation de référencement ou recherche de contenu). Les outils que nous présentons ici sont pratiquement universels et peuvent être utilisés dans tout type d’entreprise.

Avec une base solide pour vous organiser, vous aurez la possibilité d’automatiser les processus les plus laborieux et gagner un maximum de temps. En déléguant vos travaux à des freelances, vous pourrez avancer plus rapidement sur vos projets. Puis, en gardant tout organisé grâce à des logiciels de gestion de projets, vous pourrez tout centraliser et garder un œil contant sur l’avancement de vos différentes activités.

Si vous désirez d’autres outils utiles pour la création de votre entreprise, vous pouvez aussi jeter un œil à la liste d’une centaine de ceux-ci mise en place par Madyness ici.