Le lean management: pourquoi est-il si efficace mais parfois difficile à appliquer?

Publié le : 23 octobre 2018

De plus en plus de questions se posent sur la meilleure façon de gérer une équipe et d'engager ses membres pour leur donner envie de participer activement à la réussite d'une entreprise. Les modèles et méthodes de management se multiplient et il est parfois complexe de se repérer parmi toutes ces théories.

Entre autres, les systèmes hiérarchiques varient d'une entreprise à une autre: certains sont verticaux, avec plusieurs strates. D'autres, influencés par les cultures scandinaves et Anglo-saxonnes, s’aplatissent et laissent place à la transversalité dans la communication et les tâches.

Chez Academic Work, nous fonctionnons avec un système aplati, et nous profitons de ses avantages tous les jours: la communication est facilitée, la prise d'initiatives et l'autonomie également. Ces constats ont été corroborés par notre enquête YPAI : les jeunes professionnels suisses romands ont envie de simplicité et d'autonomie dans leur travail, de quoi ravir les adeptes du management minimaliste.

Dans cette problématique, le concept du Lean Management revient en force. Provenant d’une philosophie d’entreprise créée par Kiichiro Toyoda, fondateur de Toyota Motor Corporation, en 1936, la méthode a plus récemment été popularisée par les chercheurs James Womack, Daniel Jones et Daniel Roos dans les années 1990.

En 2011, un ouvrage rédigé par Eric Ries a fait un carton mondial dans le domaine de l’entrepreneuriat, de la gestion d’équipe et des startups.

Les entrepreneurs sont partout. Vous n’êtes pas obligé de travailler dans un garage pour être une startup. Le concept d’entrepreneuriat inclut toute personne qui travaille dans le cadre de ma définition de start-up: une institution humaine conçue pour créer de nouveaux produits et services dans des conditions d’incertitude extrême. Cela signifie que les entrepreneurs sont partout et que l'approche Lean Startup peut fonctionner dans n'importe quelle entreprise, même une très grande entreprise, dans n'importe quel secteur ou industrie.

Eric Ries, The Lean Startup, 2011

Mais le Lean Management, c’est quoi exactement?

Définition du lean management

Le Lean Management est une philosophie managériale prônant une méthode de croissance de qualité de production grâce à une démarche d’amélioration continue. C’est une méthode participative qui fait appel à l’implication des employés pour faire améliorer les performances et les processus de l’entreprise, en facilitant la mise en place de solutions créatives. Les employés sont au centre de cette méthodologie et l’objectif est double : satisfaire le client tout en remotivant les équipes qui participent aux décisions cruciales de l’entreprise.

La réflexion est la suivante : les employés d’une entreprise sont ceux qui la connaissent le mieux. Ils vivent au travers des processus mis en place au jour le jour, ils sont au contact avec les clients, ils interagissent avec l’environnement de l’entreprise et donc, sont les mieux placés pour identifier des dysfonctionnements et les points d’amélioration envisageables.

En somme, tous les employés sont, quelque part, les entrepreneurs de leur position dans l’entreprise et de ce qu’ils veulent y insuffler. Ils ont la possibilité d’améliorer la productivité de l’entreprise globale en améliorant la productivité de leurs activités journalières. L’entreprise encourage ses employés à apporter des idées d’amélioration et facilite leur mise en place.

Qui devrait utiliser la méthode Lean Management ?

En théorie, le Lean Management peut s’appliquer à tout type d’entreprise, quel que soit sa taille ou son activité. Comme nous l’avons expliqué, c’est une philosophie, et adapter une philosophie est un choix culturel.ans la pratique, c’est plus compliqué. Pourquoi ? Car les structures actuelles des grands groupes sont souvent très hiérarchisées et organisées en silos. Ceci implique qu’il y a peu de communication entre les départements et que les employés ont par définition peu d’influence sur les processus.

C’est pourquoi cette méthode est beaucoup plus facile à appliquer à échelle globale dans les startups ou les plus petites structures, où la discussion entre collègues de différents départements est facilitée de par la taille de l’entreprise. La réflexion collective des collaborateurs dans une petite structure est tout simplement plus rapide et plus efficace que dans une entreprise multinationale.

Cependant, ceci n’empêche en rien certains grands groupes d’appliquer les méthodes du Lean Management. Nous citions Toyota tout à l’heure, mais d’autres grandes marques comme Nike, Caterpillar ou encore Intel ont aussi implémenté ces concepts dans leurs usines.

La différence entre les grands groupes et les petites structures ne repose pas sur la manière d’appliquer la philosophie, mais plutôt sur l’échelle à laquelle elle est appliquée.

Dans une startup de 2 à 50 employés, il est possible d’appliquer une méthode Lean à toute l’entreprise, alors que dans une entreprise comme Nike disposant de plus de 70,000 employés, le processus devra être appliqué par les managers dans les différentes équipes. Un processus de discussion verticale et horizontale devra ensuite être mis en place pour apporter les solutions trouvées à toutes les équipes d’une entreprise, rendant le processus passablement plus long.

Mais alors, qu’on soit un grand groupe ou une petite startup, comment applique-t-on le Lean Management?

Le Lean Management : de la théorie à l'application

Par où commence-t-on lorsque l’on veut appliquer la théorie du Lean Management à son entreprise ?

Tout d’abord, le concept du Lean Management n’est pas une grande théorie ou un programme s’appliquant de la même manière à toute entreprise ou structure. Non, l’objectif est avant tout d’améliorer des processus de création de valeur à travers différentes expérimentations.

Chaque entreprise (ou partie d’une entreprise) doit donc définir en interne les processus à améliorer, qui sont propres à chacun.

Ceci se fait par des expérimentations, et ce sur quatre étapes :

• Définir un processus dans l’entreprise que l’on considère comme insuffisamment efficace: ceci n’est pas seulement réservé au top management, mais peut s’appliquer à tous les niveaux de la structure. Les plus grands théoriciens du Lean estiment que les employés qui sont les mieux placés pour entreprendre un nouveau processus de Lean Management, sont les teams leaders (ou « line managers » dans la manufacture).
• Faire des hypothèses :

1- Analyser l’état actuel du processus, 2- Identifier son problème et ses opportunités, 3- Mesurer l’écart de performance entre l’état actuel et l’objectif à atteindre, 4- Faire des hypothèses de contre-mesures à la situation actuelle.

• Choisir la contre-mesure que l’on pense avoir la plus grande chance de réussite et la tester avec un processus méthodique de PFVA (Planifier, Faire, Vérifier, Agir)
• Mesurer les résultats et agir en conséquence : si le test est significativement positif, il vaut la peine d’être appliqué et communiqué au reste de l’entreprise. S’il est négatif, on passe à l’hypothèse suivante, jusqu’à ce qu’on ait trouvé une solution efficace.

Ce processus n’est pas applicable qu’une seule fois : il s’agit d’un système d’amélioration continue permettant de régulièrement trouver des déficiences et d’y apporter de nouvelles solutions.

Il est important de noter qu’un processus comme celui-ci doit être appliqué à une variable à la fois, car si l’on conduit plusieurs tests simultanés qui s’influencent les uns les autres, il deviendra totalement impossible de mesurer leur significativité.

À qui bénéficie la méthode Lean Management ?

À tout le monde :

• La philosophie du Lean Management met l’employé au centre en lui donnant un plus grand pouvoir d’action sur son travail au jour le jour ainsi qu’un apprentissage régulier, et c’est donc le premier bénéficiaire de cette méthode.
• Les managers et chefs de départements, étant eux aussi des employés, ont la possibilité d’essayer de nouveaux processus librement avec les membres de leurs équipes afin d’améliorer leurs performances et donc satisfaire le top management.
• Le top management, actionnaires ou encore membres du conseil d’administration sont satisfaits par l’amélioration de la performance et l’engagement de leurs entreprises
• Finalement, et le plus important, le consommateur pourra noter une nette amélioration des produits et services qui lui sont proposés

Cependant, la réussite d’une implémentation de Lean Management nécessite quelques prérequis:

• Adopter une vision globale: la réussite de l’entreprise repose sur la volonté des employés à bien effectuer leurs tâches. Ces derniers dédoubleront de motivation et de volonté s’ils se sentent engagés dans l’entreprise et l’équipe dont ils font par
• Favoriser la communication et la confiance: ces éléments sont essentiels à la réussite d’un système qui repose sur l’amélioration de chacun au sein d’une équipe. Il faut que les managers soient à l’écoute de leurs employés et que les employés puissent faire entièrement confiance à leurs managers. Le Lean Management n’a pas de place pour le superficiel.
• Inspirer le travail d’équipe: l’amélioration d’un processus au sein d’une équipe doit être un objectif commun que chaque membre vise à atteindre non seulement pour son bonheur, mais aussi pour le bonheur du collectif. Chacun doit avoir un rôle précis dans la réalisation de la mission afin de pouvoir mesurer son impact sur le résultat final et la réussite globale doit être issue d’un effort collectif.

Pourquoi le Lean Management est-il parfois difficile à appliquer?

À travers la définition et les exemples que nous avons cités dans cet article, le Lean Management semble être la solution aux problèmes de toute entreprise.

Pourtant, la philosophie ne s’applique pas à tout le monde, et beaucoup d’entreprises ont du mal à l’appliquer au sein de leurs structures.

Ces difficultés peuvent provenir de plusieurs sources, dont une mauvaise interprétation du concept: certaines entreprises poussent la théorie un peu trop loin dans la réduction des coûts et des gaspillages, menant à des licenciements et une détérioration de la vie dans l’entreprise.

Une autre raison provient d’un des prérequis que nous avons mentionné dans la section précédente : le manque de confiance. Certains chefs d’entreprises auront tendance à faire appel à des consultants externes plutôt qu’à leurs propres employés. Ceci tend à créer une dissociation entre le top management et les employés et est contraire aux fonctionnements de la méthode Lean. Pour appliquer cette philosophie, la confiance est un élément crucial, qui dans certaines grandes structures, est difficile à implémenter, si les employés sont trop désengagés de leurs équipes.

Finalement, la structure de l’entreprise en silos peut empêcher l’amélioration des processus, à cause du cloisonnement qui lui est propre. Prenons l’exemple d’une voiture : si le département s’occupant de la création de la boîte à vitesse n’a aucune communication avec le département de création des moteurs, l’amélioration du processus globale a une limite très distincte. L’équipe boîte à vitesse aura beau créer le meilleur produit du monde, s’il n’y a pas de synergies avec l’équipe moteur, il n’y aura pas d’amélioration globale.

Ces challenges sont loin d’être insurmontables, mais demandent parfois beaucoup de temps et d’investissement, représentant un coût et un temps de mise en place pour les managers.

Conclusion

La méthode de Lean Management est de plus en plus populaire en ce moment dû à son aspect positif à tous les niveaux d’une organisation. Une entreprise utilisant la méthode Lean comprend la valeur du consommateur et se focalise constamment sur l’amélioration des composants clés de ses processus internes.

Chez Academic Work, nous appliquons ces principes au sein de nos équipes afin de constamment améliorer nos processus et créer une ambiance d’entraide dans nos locaux. Nous pensons que si nos employés se sentent valorisés et qu’ils ont du plaisir à effectuer leurs tâches, ceci se répercutera directement sur la satisfaction de nos clients.

Pour qu’une méthode de Lean Management puisse être efficace, tout commence par le recrutement. C’est pourquoi il est non seulement essentiel de recruter la personne comportant les bonnes compétences pour votre entreprise, mais aussi celle disposant de la bonne personnalité.

Qu’une entreprise ait un système hiérarchique ou à hiérarchie plate n’a finalement que peu d’importance si votre entreprise est composée de personnes talentueuses et engagées, prêtes à donner leur maximum tous les jours.